+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
ГлавнаяКакКак оформляется копия документа

Как оформляется копия документа

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов. Ниже текста на свободном месте последнего или единственного листа документа указывают следующие сведения:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как защитить копии своих документов? Все просто!

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Ниже текста на свободном месте последнего или единственного листа документа указывают следующие сведения:. Верно Ведущий специалист отдела кадров Подпись Т. Краснополянская Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.

Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:. Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов.

Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т. Между тем при оформлении копий документов возникает масса вопросов — а все ли делается правильно? Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Между тем в случае необходимости налоговые органы вправе ознакомиться с подлинниками документов. Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС п. Срок для предоставления документов — 10 дней со дня получения требования об их предоставлении.

А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней п. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Делопроизводство и архивное дело. Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа п. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость п. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.

Как следует из писем Минфина России от Причем даже при очень большом документообороте копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее листов ежеквартально финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.

Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний. Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи НК РФ не возникает.

Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление отказ от представления, несвоевременное представление документов сведений.

А значит, нет и состава правонарушения. Согласно письму ФНС России от Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т. При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа. Все листы в подшивке пачке нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке пачке.

При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа либо на отдельном листе должны быть проставлены следующие реквизиты:. Кроме того, рекомендуется составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить повторное затребование документов. В ходе налоговых проверок инспекторы могут истребовать у компании документы, необходимые для проведения налогового контроля п.

Такие документы должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий п. А заверенной копией признается копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Порядок заверения копий документов установлен в п. Как видите, если необходимо заверить документ, составленный на одном листе, то проблем возникнуть не должно.

А как быть, если документ состоит, например, из ста страниц? Нужно ли в этом случае заверять каждый лист или можно заверить весь документ целиком? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:. Также финансисты порекомендовали представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Это позволит предотвратить повторное истребование налоговыми органами документов. На практике достаточно часто у компаний возникает необходимость направлять в налоговые органы большой объем документов он может исчисляться тысячами листов копий.

Например, это касается организаций, реализующих товары на экспорт. Ведь им для подтверждения права на применение нулевой ставки НДС и налоговых вычетов нужно ежеквартально представлять в налоговые органы копии документов по экспортным операциям. Минфин России и налоговые органы считают, что так поступить нельзя. По их мнению, исходя из положений ст. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от К сожалению, и суды разделяют эту точку зрения.

Примером может служить постановление ФАС Московского округа от В этом деле была рассмотрена следующая ситуация. Инспекция выставила организации требование о представлении документов. Компания его выполнила и передала налоговикам заверенную подшивку копий документов. Поэтому компания обратилась в суд с заявлением о признании незаконным действия налоговой инспекции, но в суде потерпела фиаско. Арбитры признали действия налогового органа законными и указали, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Напоминаю: что копией документа является его экземпляр, который полностью воспроизводит всю информацию, что имеется в подлиннике. Ксерокопия приказа или распоряжения, ксерокопия устава или страницы журнала — это все копии. Только заверенная копия имеет юридическую силу. Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы если нужно. Затем пачка документов сшивается.

Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками.

Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.

Так или иначе, наша многостраничная копия сшита. Один из вариантов эстетичного и недорогого сшивания можно посмотреть в моем фото-уроке Как сшить дело.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках. На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.

Количество листов обозначается цифрой, и словами. И мы ранее уже выяснили, что лучше дополнить этот набор указанием места нахождения подлинников документов. Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус. Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.

К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя существует в 2 экземплярах , договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия. Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации при наличии бумажная ксерокопия документа.

Цель визы — гарантировать достоверность. Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:. Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами , один из которых и вовсе действует с года:. Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель.

Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры.

Как оформляется копия документа

Копия — это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой как правило, бумажной основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа: 1 наименование документа; 2 текст собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание ; 3 заверительная надпись. В частности, в соответствии с подп. При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых жилищных и других прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями организациями, учреждениями и необходимых для решения соответствующих вопросов копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии. Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии в т. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка с использованием условных обозначений — "оттиск печати организации" ит.

оформляется копия. копия документа — это.

Как правильно оформить копия верна подпись печать

Что же оно означает? Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. Постановлением Правительства РФ от При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.

20.1. Требования к оформлению копий документов

Большинство секретарей в практической деятельности сталкиваются с необходимостью правильного оформления и заверения копий. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники. Существует множество видов копий. В зависимости от полноты воспроизведения информации документа и его внешних признаков среди копий выделяются:.

Наверняка, В ы не однократно сталкивались с необходимостью заверить копии документов надлежащим образом.

Как оформляется заверенная копия документа

Ниже текста на свободном месте последнего или единственного листа документа указывают следующие сведения:. Верно Ведущий специалист отдела кадров Подпись Т. Краснополянская Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т. Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:. Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов.

Как правильно заверить копию документа

Что же оно означает? Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Копии документов оформляют и об этом оформляется приказ. Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, Руководство по.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Копии документов о работе – Елена А. Пономарева
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. paycauglycon1972

    Юридические услуги

  2. nnelatzdajim1975

    Журнал «Секретарское дело» | planeta-dv.ru

  3. hochktivinfe1979

    При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при Требования к оформлению документов», принятый Постановлением.

  4. tiontesapcar1984

    Продление трудового договора в рф Технический паспорт онлайн

  5. relessdisting1986

    Справки, копии и выписки из документов